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Zustimmungen, Freigaben; Checklisten

Zustimmungen und Freigaben
• Altersgrenzen?
• Aufbewahrung der Zustimmung als Nachweis nötig

Checklisten zum Datenschutz für Ehrenamtliche
• Muster?

Persönliche Erzählungen mit sensiblen Daten

Wir nutzen Erzählungen von Lebensrealitäten, um Grundlagen für unsere inhaltliche und politische zu erhalten. Darin erzählen die Menschen zum Teil von konkreten Lebensrealitäten, Problemen, etc. Genügt es, wenn ich eine entsprechende Einverständniserklärung zur Nutzung dieser Erzählung von den einzelnen Personen habe? Wie verhält es sich, wenn etwa der Diözesanverband diese Daten sammelt, dann aber zur Bearbeitung an die Bundesebene weiter gibt?

Ansprechpersonen für Fragen

Wen kann ich anfragen, um recht verbindliche (im besten Fall rechtsverbindliche) Antworten zu erhalten?

KDG vs. DSGVO

Sind wir immer und überall an das KDG gebunden und unterliegen damit den Beschlüssen der „Versammlung der Datenschutzbeauftragten“ oder kann auch die DSGVO mit ihren hoffentlich baldig folgenden rechtlichen Referenzurteilen für die Bestimmung der Rechtmäßigkeit unserer Handlungen herangezogen werden (Bspw. kürzliches Urteil vom Oberlandesgericht Köln: „Bei Veröffentlichungen journalistischer Fotos gilt Kunsturhebergesetz“), sollten solche Urteile auch unsere Arbeit betreffen?

Aufbewahrungsfristen

Gibt es einheitliche Regelungen welche Einverständniserklärungen aufbewahrt werden müssen/dürfen/können? Und wenn ja, wie lange?

Konsequenzen

Aufgrund der hohen Unsicherheit in Bezug auf die Einhaltung der Bestimmungen! Welche Konsequenzen drohen (im schlimmsten Fall) bei Missachtung des Datenschutzgesetzes? Bzw. wer haftet eigtl. (Einzelperson, Vorstand, Verband,…)?

Gesammelte Fragen zur DSGVO und KDG

• Anmeldung zu Veranstaltungen bei Minderjährigen (Wochenendkurse, Tagesveranstaltungen): Ist die Unterschrift der Erziehungsberechtigten zwingend notwendig? Gibt es Ausnahmen? Sind die Unterschriften aller Erziehungsberechtigten zwingend notwendig oder reicht die eines Erziehungsberechtigten aus? Ist eine eingescannte/abfotografierte Version des unterschriebenen Anmeldeformulars ausreichend oder benötigen wir das Originalformular? Ist es möglich die Anmeldung mit Hilfe einer digitalen Unterschrift komplett online durchzuführen? Ist eine Ankreuzoption: „Ich bin über 18 Jahre alt“, bzw. „Ich bin unter 18 Jahre alt und habe die Anmeldung in Absprache mit meinen Erziehungsberechtigten vorgenommen.“ zulässig?
• Damit verbunden die Frage nach der Aufsichtspflicht der Erziehungsberechtigten bei den Aktivitäten ihrer Schützlinge im Internet: In wie weit gibt es eine solche Aufsichtspflicht und in wie weit können wir uns als Veranstalter darauf berufen?
• E‐Mail Kommunikation: Bedarf es dafür eine gesonderte Zustimmung der Personen mit denen wir per E‐Mail Kontakt aufnehmen bzw. in Kontakt bleiben möchten?
• Datenspeicherung: Wie lange dürfen/müssen personenbezogene Daten (insbes. Teilnahmelisten inkl. Name, Adresse, Geburtsdatum, aber auch medizinische Daten) gespeichert werden? Gibt es unterschiedliche Fristen für minderjährige und volljährige Teilnehmende?
• Fotoerlaubnis: Welche Art von Fotos dürfen wir ohne besondere Zustimmung machen und veröffentlichen? Stichworte: große Gruppen, von hinten, nicht eindeutig identifizierbar, nur einzelne Körperteile (Hände, Füße, …), öffentliche Veranstaltungen (Sind Gottesdienste immer öffentliche Veranstaltungen!?), …
• Umgang mit Social Media: Facebook, Facebook‐Messenger, Instagram, Youtube, flickr, Dropbox, … Ein einheitliche, nachvollziehbare Aussage zur Nutzung der einzelnen Medien sowie Aussagen zu Möglichkeiten, Alternativen etc.
• Die Datenschutzverpflichtung, die wir als Bistumsangestellte unterschreiben mussten, beinhaltete die Verpflichtung zu „für die Ausübung meiner Tätigkeit spezifischen Datenschutzbestimmungen“ gemäß §5 KDO. Leider blieb die Frage offen auf welche konkreten Datenschutzbestimmungen sich diese Aussage bezieht. Gibt es dazu Antworten, bzw. vielleicht sogar eine Übersicht?

Grundsätzlich wünschen wir uns eine klare, verständliche und nachvollziehbare Kommunikation zum Inhalt des DSGVO und des KDG – und Lösungsvorschläge zur praktischen Umsetzung in der kirchlichen Kinder‐ und Jugendpastoral.

Verpflichtung zum Datenschutz

Gibt es einen Unterschied zwischen Datenschutzauflagen bei Ehrenamtlichen und Hauptamtlichen? Darf z.B. der ehrenamtliche Gruppenleiter per Whatsapp mit seinen Jungpfadfindern kommunizieren?

Datenschutz innerhalb eines Kollegenkreises/innerhalb einer Abteilung/eines Referates

Wie sieht das aus mit dem Datenschutz innerhalb einer Abteilung? Ist es in Ordnung, wenn die Kolleg_innen Zugriff auf alle Dateien der Abteilung haben, um z.B. im Vertretungsfall Zugriff auf die Dateien eines Projektes zu haben, für das sie zunächst nicht zuständig sind