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Datenschutz innerhalb eines Kollegenkreises/innerhalb einer Abteilung/eines Referates

Wie sieht das aus mit dem Datenschutz innerhalb einer Abteilung? Ist es in Ordnung, wenn die Kolleg_innen Zugriff auf alle Dateien der Abteilung haben, um z.B. im Vertretungsfall Zugriff auf die Dateien eines Projektes zu haben, für das sie zunächst nicht zuständig sind