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Anmeldungen; Umgang mit Teilnehmer*innenlisten

Umgang mit Teilnehmer/innenlisten
• Weitergabe
• Einsichtnahme
• Auslage
• Einsichtnahme

Anmeldungen
• Ferienlager – Muster? Regeln? Vorgaben?

Speicherung von Daten
• Speicherung von personenbezogene Daten, ohne direkte Zustimmung möglich?
• Form von Zustimmung?
• Unterschiede zwischen privaten und dienstlichen Daten?

Mitgliedschaft und Satzung

Ist es richtig, dass wenn der Mitgliedsbogen eine Anlage zum Datenschutz enthält, dies nicht mehr über die Satzung erledigt werden muss?
Der Mitgliedsbogen ist an das KDG angepasst, was ist mit bestehenden Anmeldungen? Müssen alle Mitglieder erneut einwilligen oder nur die Neueintritte?
oder: Könnte es u.U. einfacher sein, in der Satzung auf eine Datenschutzverordnung des Bundes (Rumpfverordnung, gültig auch für alle Untergliederungen) zu verweisen und darin dann Details zu regeln? Sowie diese Verordnung in der Satzung als Anhang zu ergänzen?

Speicherung und Weitergabe von Daten

Darf ich Teilnehmerlisten mit sensiblen Teilnehmerdaten an ehrenamtliche oder hauptamtliche Kolleg/innen weitergeben zur Durchführung von Veranstaltungen und Kontaktaufnahme? Muss ich Teilnehmerdaten von vergangenen Veranstaltungen immer löschen oder wie lange darf ich sie digital oder analog aufheben und verwenden? Darf ich Daten von ehemaligen Ehrenamtlichen speichern für das Archiv und zur Kontaktaufnahme verwenden z.B. bei Einladungen und Jubiläen? Darf ich auch sensible Teilnehmerdaten zur Erstellung zum Beispiel von Namensschildern an Dritte wie zum Beispiel eine Druckerei weitergeben bzw. welche Alternative habe ich? Darf ich sensible Teilnehmerdaten auf Cloudsystemen mit mehren zugriffsberechtigten Personen speichern, was ja eine automatische Synchronisation mit allen an der Cloud Beteiligten auf deren Rechnern zur Folge hätte?

Protokolle

Wie dürfen Protokolle von Versammlungen veröffentlicht werden: Name und Anwesenheit sind ja bereits personenbezogene Daten. Dürfen solche Protokolle öffentlich auf der Homepage einsichtig sein? Wenn ja, unter welchen Voraussetzungen?

Beitrittserklärungen, Teilnahmedaten

Wie lange ist es zulässig die Mitgliederdaten aufzubewahren, wenn das Mitglied gekündigt hat? 10 Jahre wie alle Abrechnungsunterlagen? Oder muss ich dann einzelne Teile vorher schwärzen, z.B. Bankdaten?
Die gleiche Frage stellt sich für Teilnahmedaten von abgelaufenen Veranstaltungen.