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Speicherung und Weitergabe von Daten

Darf ich Teilnehmerlisten mit sensiblen Teilnehmerdaten an ehrenamtliche oder hauptamtliche Kolleg/innen weitergeben zur Durchführung von Veranstaltungen und Kontaktaufnahme? Muss ich Teilnehmerdaten von vergangenen Veranstaltungen immer löschen oder wie lange darf ich sie digital oder analog aufheben und verwenden? Darf ich Daten von ehemaligen Ehrenamtlichen speichern für das Archiv und zur Kontaktaufnahme verwenden z.B. bei Einladungen und Jubiläen? Darf ich auch sensible Teilnehmerdaten zur Erstellung zum Beispiel von Namensschildern an Dritte wie zum Beispiel eine Druckerei weitergeben bzw. welche Alternative habe ich? Darf ich sensible Teilnehmerdaten auf Cloudsystemen mit mehren zugriffsberechtigten Personen speichern, was ja eine automatische Synchronisation mit allen an der Cloud Beteiligten auf deren Rechnern zur Folge hätte?